Ratgeber · Stand November 2026

Fahrtenbuch: welche Angaben verlangt werden

Wer einen Dienstwagen auch privat nutzt, kann den Vorteil pauschal mit der 1-%-Regel versteuern oder ein Fahrtenbuch führen. Hier steht, was ein Fahrtenbuch enthalten muss und woran es in der Praxis oft scheitert.

Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Ob Ihr Fahrtenbuch anerkannt wird, entscheidet das Finanzamt im Einzelfall. Für Ihre Situation fragen Sie bitte eine Steuerberatung oder einen Lohnsteuerhilfeverein.

1. Die Angaben je Fahrt

Die Lohnsteuer-Richtlinien nennen für dienstliche Fahrten diese Mindestangaben (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR):

Für einige Berufsgruppen mit vielen Kundenbesuchen am Tag lässt die Verwaltung Erleichterungen zu, etwa bei den Angaben zu Ziel und Zweck (H 8.1 (9–10) LStH). Ob das für Sie gilt, klären Sie bitte vorab.

2. Zeitnah und in geschlossener Form

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden (BFH, Urteil vom 9.11.2005, VI R 27/05). Das bedeutet in der Praxis:

• Zeitnah: Fahrten werden kurz nach der Fahrt eingetragen, nicht am Jahresende nachgeschrieben. Eine feste Frist in Tagen nennt das Gesetz für die Handeintragung nicht.
• Geschlossene Form: Die Einträge stehen fortlaufend und lückenlos in einem Buch oder einer Datei. Lose Zettel, die man austauschen kann, genügen in der Regel nicht.
• Lückenlos: Der Kilometerstand am Ende einer Fahrt ist der Anfang der nächsten. Abweichungen zum Tacho, zu Werkstattrechnungen oder Tankbelegen fallen bei einer Prüfung auf.

3. Excel, Apps und elektronische Fahrtenbücher

Eine Datei, die sich nachträglich unbemerkt ändern lässt, etwa eine Excel-Tabelle, gilt nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04). Ein elektronisches Fahrtenbuch muss nachträgliche Änderungen ausschließen oder zumindest dokumentieren und offenlegen (BMF-Schreiben vom 3.3.2022, Rn. 28).

Eine amtliche Zulassung oder Zertifizierung für Fahrtenbuch-Apps gibt es nicht. Aussagen wie „vom Finanzamt anerkannt“ sollten Sie deshalb kritisch lesen: Geprüft wird immer das einzelne Fahrtenbuch, nicht die App.

4. Was passiert, wenn das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird

Verwirft das Finanzamt das Fahrtenbuch, wird der private Nutzungsvorteil in der Regel nach der 1-%-Regel angesetzt (BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04). Deshalb lohnt sich Sorgfalt vom ersten Tag des Jahres an.

5. Wann man beginnt

Für den Lohnsteuerabzug wird die Methode je Fahrzeug für ein ganzes Kalenderjahr festgelegt und während des Jahres nicht gewechselt (R 8.1 Abs. 9 Nr. 3 LStR). Für die Einkommensteuererklärung gibt es Ausnahmen; die klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Wer 2027 Fahrtenbuch führen will, beginnt also am besten am 1. Januar, bei einem neuen Fahrzeug mit dem ersten Tag der Nutzung.

6. Die kostenlose Vorlage

Unsere PDF-Vorlage hat die Spalten aus Abschnitt 1, zwölf fortlaufend nummerierte Blätter mit durchgehender laufender Nummer, Felder für Fahrzeug und Jahr und am Ende jeder Seite ein Feld für den letzten Kilometerstand vom Tacho. Die erste Seite zeigt an einem ausdrücklich erfundenen Beispiel alle drei Fahrtarten und wie sich die Kilometer rechnen. Wenn Sie auf Papier arbeiten, binden Sie die Seiten vor dem ersten Eintrag fest zusammen, oder nutzen Sie ein gebundenes Heft mit denselben Spalten.

Fundstellen

• Lohnsteuer-Richtlinien (LStR), R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 und Nr. 3; Hinweise H 8.1 (9–10) LStH
• BFH, Urteil vom 9.11.2005, VI R 27/05 (zeitnah, geschlossene Form)
• BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04, BStBl 2006 II S. 410 (änderbare Datei, Folge 1-%-Regel)
• BMF-Schreiben vom 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 (Nutzung betrieblicher Kraftfahrzeuge), Rn. 28–30